לפני פגישה עם נוטריון, הכינו את המסמך ואת הדרישה שקיבלתם מהגוף שאליו הוא מיועד. בררו עם המשרד איזה אישור נחוץ, מי צריך להיות נוכח ואילו מסמכי מקור וזיהוי להביא. רשימה שמתאימה לאימות חתימה אינה בהכרח הרשימה המתאימה לתרגום או להעתק מאושר.
המטרה היא להגיע כשהבקשה ברורה. אמירה כללית כמו ״אני צריך חותמת נוטריון״ לא תמיד מספיקה כדי לדעת מה נדרש לעשות.
שלושה דברים שכדאי להכין לכל פנייה
- המסמך המלא: כולל כל העמודים והנספחים הקשורים לבקשה. ציינו אם נמצא בידיכם מקור, צילום או קובץ בלבד.
- הנחיות הגוף המקבל: ההודעה מהבנק, ממוסד הלימודים, מהרשות או מגורם אחר. שמרו את הנוסח המקורי, גם כשהוא בשפה זרה.
- פרטי ההגשה: המדינה והגוף שאליהם נשלח המסמך, השפה הנדרשת, מספר העותקים והמועד האחרון להגשה, אם נקבע.
אם הדרישה אינה ברורה, כדאי לברר אותה לפני שמזמינים תרגום או אישור נוסף. שירות שאינו מתאים לדרישה עלול לחייב טיפול חוזר.
הכנה לפי סוג השירות
| השירות שהתבקשתם לקבל | מה להכין לשיחת התיאום | מה לוודא לפני ההגעה |
|---|---|---|
| אימות חתימה או ייפוי כוח נוטריוני | המסמך המיועד לחתימה ופרטי החותמים | מי צריך להתייצב, אילו אמצעי זיהוי נדרשים ואיך לבצע את החתימה |
| אישור נכונות העתק | המסמך שממנו נדרש ההעתק ומספר העותקים | איזה מסמך יש להציג לבדיקה והאם אפשר לתאם מסירה באמצעות שליח |
| אישור לתרגום | המסמך, שפת המקור, שפת היעד והנחיות הגוף המקבל | איזה סוג אישור נדרש והאם תרגום שכבר הוכן מתאים לבדיקה |
| הצהרת מתרגם | התרגום ופרטי המתרגם | מה נדרש מהמתרגם והאם הגוף המקבל מסכים לקבל אישור מסוג זה |
הטבלה נועדה להכין את השיחה. את רשימת המסמכים והנוכחים הסופית קובעים לפי הבקשה המסוימת.
האם לחתום לפני הפגישה?
כאשר הבקשה נוגעת לאימות חתימה, בררו מראש כיצד יש לחתום במסגרת השירות. אל תניחו שהדפסת מסמך שכבר נחתם או שליחת צילום של חתימה יספיקו. אם כבר חתמתם, ציינו זאת בזמן התיאום כדי לברר כיצד להתקדם.
תרגום, העתק ואפוסטיל: לברר את הדרישה במדויק
לפעמים הדרישה כוללת יותר מפעולה אחת. למשל, מסמך מתורגם עשוי להיות מלווה בדרישה לאימות נוסף לצורך הגשה בחו״ל. אין להסיק מכך שכל מסמך לחו״ל מחייב אותו מסלול.
בקשו מהגוף המקבל לציין מה הוא דורש ובאיזה סדר. לפני הזמנת תרגום, אפשר לקרוא על ההבדל בין אישור נכונות תרגום לאישור הצהרת מתרגם. מידע רשמי על אימות אישורים נוטריוניים לשימוש בחו״ל נמצא גם באתר הרשות השופטת.
האם חייבים להגיע למשרד ברמת השרון?
במשרדו של עו״ד יעקב גולדברג אפשר לתאם מסירת מסמכים בדואר או באמצעות שליח לצורך אישור נכונות תרגום בעברית ובאנגלית ואישור נכונות העתקי מסמכים. אפשר לתאם גם החזרה ללקוח או משלוח ליעד אחר בארץ או בחו״ל.
הסדר משלוח אינו מחליף התייצבות אישית בפעולות המחייבות אותה. אם יש קושי להגיע, כדאי לציין אותו בשיחה ולברר מה אפשר לעשות ביחס לשירות המבוקש.
ארבע שאלות לסיום התיאום
- האם ברור בדיוק איזה אישור יינתן ומה עליי להביא?
- האם כל מי שצריך להיות נוכח יודע על הפגישה?
- מה כוללת העלות, לרבות תרגום או משלוח אם נדרשים?
- מתי ואיך אקבל את המסמך, והאם הדבר מתאים למועד ההגשה שלי?
למידע על שירותי הנוטריון ברמת השרון ועל אופן חישוב שכר השירות הנוטריוני.
המידע במאמר זה הוא מידע כללי בלבד ואינו מהווה ייעוץ משפטי. לייעוץ בעניינכם, פנו למשרד.